こんにちは、りんしょうです。
今回は、仕事の管理方法のおすすめです。
仕事ノート（勝手にこう呼んでるだけです）なるものを作って、
日々管理していくと仕事が進めやすくなるので、
例を交えてご紹介したいと思います。
管理方法なんていうと、かたっ苦しいですが、
そんなことはなく、
仕事のメモをとり、
オリジナルルールで管理するというものになります。
また仕事だけじゃなく、プライベートでも使うことができると思います。
仕事ノートとは
一言でいうと、1つのエクセルで情報を一元管理することです。
仕事をしていると、
1つだけではなく、複数の業務をパラに進めたり、
前にやったことが、記憶の上書きで忘れてしまったり、
よく使う情報を何度も調べて、この前も調べたなーとか
・・・
いろいろなことがあると思います。
そんな複雑性や無駄を少しでも無くして、
頭の中を整理して、
効率的に仕事を進めるための1つの方法です。
具体例
具体的に仕事ノートの作り方は以下のような感じです。
1つのエクセルに、
項目ごとにシートを分けて、
一元管理です。
エクセルではなく、OneNoteなどでもいいと思いますが、
私は使い慣れているのでエクセルを使っています。
上記の例をもとにもう少し説明します。
＜スケジュール＞シート
まさにそのままですが、打ち合わせや、予定をメモるシートです。
私は上記に加えて、簡単な業務日記も書いたりしてます。
例としては以下のようなフォーマットです。
＜PJ-A＞シート
このシートは、今担当している、業務名を記載して、
やらなければいけないことやメモを残していきます。
例としては以下のようなフォーマットです。
記載方法は自由ですが、
私の場合は具体的な作業アイテムまで落としこむ前の
段階からメモっていきます。
例えば、
サンプルAを作るには、B,C,Dをやる必要がある。
Bは次の行で管理などと記載。
基本的に自分しか見ないので記載方法は何でもありです。
＜業務メモ＞シート
業務メモシートは、
PJではない、共通的なメモの記載するようなシートの位置づけにしているので、
すごくシンプルに以下のようなフォーマットにしています。
何か気になったら、その都度メモをするようにしています。
＜計算＞シート
このシートは業務でよく使う計算をメモっておくシートです。
私の仕事はよく16進数を使うので
以下のように10進数に変換する計算を用意してます。
黄色セルに入力すると計算結果が右セルに出るように
予め用意しておくことで、効率化してます。
＜連絡先＞シート
連絡先シートには仕事での取引先の連絡先をメモっています。
最近はコロナ渦のため、名刺交換もなくなりましたが、
名刺の内容をそのままコピーしています。
例は以下のようなフォーマットです。
工夫しているのは、
担当者が変わっても履歴を残しておくことです。
斜線を引っ張って、その下行に記載とかですね。
よくやり取りする取引先は連絡先を見つけやすいと思いますが
頻度が少ない取引先などを探すときに非常に役に立ちます。
＜目標管理＞シート
目標管理シートには、今期の目標管理をメモっておきます。
業務を毎日こなしていると、
目の前のことで精一杯になり、
何を目標にしているかを忘れることがあるので、
仕事ノートに入れておくことで、
たまに見返して自分の立ち位置の確認ができます。
気を付けていること、効果
最後に仕事ノートを作っていくときに気を付けていること、効果をまとめました。
・自分しか見ないことを前提にしているので、自分の言葉で自由に書く
・基本は削除はしない。（斜線を引いたり、シートを非表示にしたり、仕事ノート２を作ったり。）
・記載しておくことで、忘れても思いだすことができる。
・文字にすることで、頭の整理になる。
・一元管理することで、情報の整理になる。
私の場合、仕事ノートを1日中、開きっぱなしで仕事をしています。
是非参考にしてみてください。
それでは、まずはやってみましょう。
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