仕事の管理方法のおすすめ(仕事ノート)

こんにちは、りんしょうです。

 

今回は、仕事の管理方法のおすすめです。

仕事ノート(勝手にこう呼んでるだけです)なるものを作って、

日々管理していくと仕事が進めやすくなるので、

例を交えてご紹介したいと思います。

 

管理方法なんていうと、かたっ苦しいですが、

そんなことはなく、

仕事のメモをとり、

オリジナルルールで管理するというものになります。

 

また仕事だけじゃなく、プライベートでも使うことができると思います。

 

仕事ノートとは

一言でいうと、1つのエクセルで情報を一元管理することです。

仕事をしていると、

1つだけではなく、複数の業務をパラに進めたり、

前にやったことが、記憶の上書きで忘れてしまったり、

よく使う情報を何度も調べて、この前も調べたなーとか

・・・

いろいろなことがあると思います。

 

そんな複雑性や無駄を少しでも無くして、

頭の中を整理して、

効率的に仕事を進めるための1つの方法です。

 

具体例

具体的に仕事ノートの作り方は以下のような感じです。

 

1つのエクセルに、

項目ごとにシートを分けて、

一元管理です。

 

エクセルではなく、OneNoteなどでもいいと思いますが、

私は使い慣れているのでエクセルを使っています。

 

上記の例をもとにもう少し説明します。

 

<スケジュール>シート

まさにそのままですが、打ち合わせや、予定をメモるシートです。

私は上記に加えて、簡単な業務日記も書いたりしてます。

例としては以下のようなフォーマットです。

 

 

<PJ-A>シート

このシートは、今担当している、業務名を記載して、

やらなければいけないことメモを残していきます。

例としては以下のようなフォーマットです。

記載方法は自由ですが、

私の場合は具体的な作業アイテムまで落としこむ前の

段階からメモっていきます。

例えば、

サンプルAを作るには、B,C,Dをやる必要がある。

Bは次の行で管理などと記載。

 

基本的に自分しか見ないので記載方法は何でもありです。

 

<業務メモ>シート

業務メモシートは、

PJではない、共通的なメモの記載するようなシートの位置づけにしているので、

すごくシンプルに以下のようなフォーマットにしています。

何か気になったら、その都度メモをするようにしています。

 

 

<計算>シート

このシートは業務でよく使う計算をメモっておくシートです。

 

私の仕事はよく16進数を使うので

以下のように10進数に変換する計算を用意してます。

黄色セルに入力すると計算結果が右セルに出るように

予め用意しておくことで、効率化してます。

 

<連絡先>シート

連絡先シートには仕事での取引先の連絡先をメモっています。

最近はコロナ渦のため、名刺交換もなくなりましたが、

名刺の内容をそのままコピーしています。

例は以下のようなフォーマットです。

工夫しているのは、

担当者が変わっても履歴を残しておくことです。

斜線を引っ張って、その下行に記載とかですね。

 

よくやり取りする取引先は連絡先を見つけやすいと思いますが

頻度が少ない取引先などを探すときに非常に役に立ちます。

 

 

<目標管理>シート

目標管理シートには、今期の目標管理をメモっておきます。

業務を毎日こなしていると、

目の前のことで精一杯になり、

何を目標にしているかを忘れることがあるので、

仕事ノートに入れておくことで、

たまに見返して自分の立ち位置の確認ができます。

 

 

気を付けていること、効果

最後に仕事ノートを作っていくときに気を付けていること、効果をまとめました。

 

・自分しか見ないことを前提にしているので、自分の言葉で自由に書く

・基本は削除はしない。(斜線を引いたり、シートを非表示にしたり、仕事ノート2を作ったり。)

・記載しておくことで、忘れても思いだすことができる。

・文字にすることで、頭の整理になる。

・一元管理することで、情報の整理になる。

 

私の場合、仕事ノートを1日中、開きっぱなしで仕事をしています。

 

是非参考にしてみてください。

 

それでは、まずはやってみましょう。

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